Workflow-Management-Systeme Ein Beitrag der IT zur Geschäftsprozeß-Orientierung & -Optimierung – Grundlagen, Standards und Trends –

Abstract

Mit der Geschäftsprozeßorientierung der Unternehmen stellt auch die Informationstechnologie (IT) mit Workflow-Management-Systemen (WfMS) entsprechende Werkzeuge bereit. WfMS vollziehen dabei die Integration der einzelnen Aufgaben und der verschiedenen Applikationen eines Geschäftsprozesses zu einem vollständigen Ablauf. Dazu haben sie sämtliche notwendigen organisatorischen Informationen eines Geschäftsprozesse hinterlegt wie z.B. wer wann was macht bzw. machen darf. – Zweier wichtiger Punkte von WfMS widmen sich verschiedene Standards: Integration und Interoperabilität. Zu nennen sind hier die Workflow Management Coalition (WfMC) und die Simple Workflow Access Protocol Initiative (SWAP). Ein anderer Punkt ist die Frage des geeigneten WfMS für die identifizierten Prozesse. Dazu kann die Klassifikation an Hand von Prozeßfrequenz und Prozeßstrukturierung in Ad-hoc-WfMS, Collborate-WfMS und Produktions-WfMS helfen. Insgesamt erhalten Anwender mit WfMS ein Werkzeug, das das Auschöpfen der hohen Einsparungspotentiale ermöglicht. Diese können laut einer Studie bis zu 90% der Durchlaufzeit eines Geschäftsprozesses betragen.Summary As business operation moves to process centric views information technology (IT) makes the same shift and provides tools like Workflow Management Systems (WfMS). WfMS integrate multiple tasks and different applications into a single processing stream to support a business process. All organizational aspects like who is doing what at what time in a business process are captured and being used in a WfMS. – Two important issues of WfMS are being addressed by standards: integration and interoperability. And it’s the Workflow Management Coalition (WfMC) and the Simple Workflow Access Protocol Initiative (SWAP) that are of relevance. Another issue is to identify the WfMS suited for the target business processes. A guidance can be the most common classification of WfMS by process frequency and process structuredness into Ad-hoc WfMS, Collaborate WfMS and Production WfMS. With WfMS being powerful tools to help IT-modeling a business process there has been great savings potential identified. A survey shows e.g. potentials savings as much as 90% of the total processing time.