Ordnungsrahmen zum Einsatz des Geschäftsprozessmanagements und des Dokumentenmanagements in der Öffentlichen Verwaltung

Abstract

Der Einsatz des elektronischen Dokumentenmanagements und des elektronischen Geschäftsprozessmanagements hat in der Öffentlichen Verwaltung in den letzten Jahren in unterschiedlichen Geschwindigkeiten kontinuierlich zugenommen. Der zunehmende Einsatz des elektronischen Dokumentenmanagements geht indes mit der problematischen Vorstellung einher, dass das elektronische Dokumentenmanagement und das Management von Geschäftsprozessen unter gewissen Gesichtspunkten ein und dieselbe Sache seien. Dies führt zu Konfusionen. Diese sollen mit dem vorliegenden konzeptionell-theoretisch orientierten Beitrag ausgeräumt werden. Das Problem wird anhand mehrerer Layer analysiert, über die Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessmanagement charakterisiert werden können. Danach werden Einsatzpotenziale des elektronischen Dokumentenmanagements anhand eines Geschäftsprozess-Referenzmodells für die Öffentliche Verwaltung diskutiert und positioniert. Dies führt zu Schlussfolgerungen für das Unternehmensarchitekturmanagement und das E-Government. Anhand des Geschäftsprozess-Referenzmodells lässt sich aufzeigen, dass es bestimmte Verwaltungsdomänen gibt, in denen das elektronische Dokumentenmanagement vor einem elektronischen Management von Geschäftsprozessen klar Vorrang hat und dass die Führung von Geschäftsprozessen etwa im Bereich der Leistungsverwaltung oder des Verwaltungssupports mittels Workflow-Engines und AnwendungsIntegrationslösungen unterstützt werden kann. Hier spielen elektronische Dokumentenmanagement-Instrumente klar eine untergeordnete Rolle, die primäre Prozessführung erfolgt über Fachanwendungen, der Dokumententransporte – prallel zum Geschäftsprozess – erfolgt in elektronischen DokumentenmanagementSystemen.