Elektronische Drittmittelakte in der Hochschulverwaltung – Erkenntnisse aus Fallstudien

Abstract

Die durch die Veränderungen in der Hochschullandschaft notwendig gewordenen Effizienzbestrebungen der universitären Verwaltung, führen auch zur Prozessreorganisation und Automatisierung des Drittmittelverwaltungsprozesses. Im Rahmen des Einsatzes von Records Management an Hochschulen soll die elektronischen Drittmittelakte etabliert werden. Hierbei gilt es den papierbasierten Prozess der Aktenführung für den speziellen Fall der Drittmittelverwaltung in eine entsprechend strukturierte, elektronische Form zu überführen, ohne die durch Gesetzgebung und organisatorische Vorschriften geregelten Anforderungen zu verletzen. In diesem Beitrag werden vier Fallstudien mit dem Ziel der ordnungsgemäßen Referenzmodellierung für den Prozess der elektronischen Drittmittelakte beschrieben sowie das daraus resultierende, validierte Referenzmodell vorgestellt. Der Prozess der Drittmittelverwaltung variiert stark in Bezug auf Geldgeber und hochschulspezifische, organisatorische Gegebenheiten. Ein Referenzmodell ist durch den Wiederverwendungscharakter, insbesondere für die stärker regulierten Verwaltungsprozesse und vor allem für die elektronische Drittmittelverwaltung von Vorteil, da die anzuwendenden Regularien hochschulübergreifend vergleichbar oder identisch sind. Daher bietet das vorgestellte Referenzmodell bei der Implementierung der elektronischen Drittmittelakte trotz möglicher, zusätzlich notwendiger Anpassungen eine gute Basis.