Einsatz von Chatbots am digitalen Büroarbeitsplatz – Eine praxisorientierte Betrachtung von Einsatzbereichen, Wirkungen und Handlungsempfehlungen

Abstract

Chatbots werden heutzutage vermehrt im Unternehmen eingesetzt. Vor allem in Supportbereichen finden sich diese auf künstlicher Intelligenz und Sprachverarbeitung basierenden Technologien als Alternative für bisherige First-Level Kanäle. Dabei helfen Chatbots bei der Beantwortung von Kunden- und Mitarbeiterfragen und führen bereits erste kleine Aufgaben durch. Der Einsatz dieser Technologie am Büroarbeitsplatz zur Unterstützung der einzelnen Mitarbeiter ist jedoch noch kaum untersucht. Basierend auf einer empirischen Interviewstudie mit 29 Praxisvertretern aus 27 Unternehmen verschiedener Branchen soll dieses der folgende Beitrag untersuchen. Die Ergebnisse zeigen, dass Chatbots sowohl abteilungsintern als auch abteilungsübergreifend für Aufgaben der Informationsbereitstellung sowie Prozessausführung eingesetzt werden können. Die Unternehmen beabsichtigen dabei verschiedene Wirkungen, um schlussendlich die Qualität am Arbeitsplatz zu steigern, Produktivität und Effizienz zu erhöhen, Kosten einzusparen oder das Image zu verbessern. Zusätzlich konnten sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen abgeleitet werden, die für einen erfolgreichen Chatboteinsatz berücksichtigt werden sollten. Der Beitrag liefert somit einen Leitfaden für zukünftige oder aktuelle Chatbotprojekte, sowohl für die Wissenschaft als auch für die Praxis. Nowadays chatbots are used more and more in companies. Especially in support areas these technologies based on artificial intelligence and speech processing can be found as an alternative for previous first-level channels. Chatbots help at answering customers’ and employees’ questions and carrying out first small work tasks. However, the use of this technology at the office workplace to support individual employees is still considered barely and remains unknown. Based on an empirical interview study with 29 practitioners from 27 companies from a wide range of industries, the following article will examine this. The results show that chatbots can be used both within and across departments for information provision and process execution tasks. The companies pursue various effects in order to increase quality at the workplace, increase productivity and efficiency, save costs or improve their image. In addition, both technical and organizational measures could be derived, which should be considered for a successful application of chatbots at workplaces. Thus, this article provides a guideline for current or future chatbot projects for science and practice.