Self-Service-Portale für das IT-Service-Request-Management: Identifikation relevanter Use-Cases

Abstract

Unternehmen sind im Rahmen ihrer Digitalisierungsvorhaben vermehrt auf der Suche nach einem ihrer IT-Service-Management(ITSM)-Software-Suite ergänzenden Self-Service-Portal. Damit sollen sich Mitarbeiter über die im Service-Katalog enthaltenen IT-Services informieren und eigenständig unterschiedliche Service-Request-Arten auslösen können. Die Self-Service-Portal-Auswahl und -Einführung stellen Unternehmen jedoch vielfach vor eine Herausforderung. Als Gründe gelten insbesondere die hohe Komplexität von ITSM-Software-Suiten, deren vielschichtige Verzahnung innerhalb der Unternehmensarchitektur und der große, intransparente Tool-Markt. Zudem weisen die erhältlichen Self-Service-Portale im Standard gegenwärtig mehrheitlich einen relativ niedrigen Reifegrad auf. Die Forschung befindet sich im Bereich der Self-Service-Portale im Allgemeinen und bezüglich deren notwendigem Funktionsumfang im Besonderen noch relativ am Anfang und trägt somit wenig zur Problemlösung bei. Vor diesem Hintergrund geht vorliegender Beitrag im Rahmen einer explorativen Einzelfallstudie innerhalb eines Großunternehmens der Frage nach, welche Use-Cases (Service-Request-Typen) ein Self-Service-Portal abbilden sollte. Zentrales Ergebnis ist ein aus 16 Use-Cases bestehender Katalog, der als Referenz gleichermaßen für anbietende und einführende Unternehmen dienen kann. Der Beitrag zeigt, dass Mitarbeiter vielfältige Anliegen haben, die weit über die Neubestellung und Kündigung von IT-Services hinausgehen. Diesem Umstand sollte ein Self-Service-Portal gerecht werden. As part of their digitization initiatives, companies are currently increasingly looking for a supplementary self-service portal for their IT service management (ITSM) software suites. Self-service portals allow employees to obtain information about the IT services contained in the service catalog and to independently trigger different service request types. However, selecting and introducing a self-service portal often poses a challenge for companies. The reasons are in particular the high complexity of ITSM software suites, their multi-layered interlocking within the enterprise architecture and the large, non-transparent tool market. In addition, the majority of the self-service portals available show a relatively low level of maturity. Research in the field of self-service portals in general and regarding their necessary range of functions in particular is still relatively early and therefore contributes little to solve the problem. Beyond this background, this article examines the question of which use cases (service request types) a self-service portal should cover by conducting an exploratory single-case study within a large company. The central result is a catalog consisting of 16 use cases, which can serve as a reference for both supplying and introducing companies. The article shows that employees have a wide range of concerns that go well beyond ordering and terminating IT services. A self-service portal should take this into account.