Leichtgewichtiges Dokumentenmanagement zur Unterstützung eines Service Management Systems am Beispiel des LRZ

Abstract

Mit der Einführung eines Service Management Systems (SMS) gemäß anerkannter Frameworks wie ISO/IEC 20000, ITIL oder FitSM stehen betroffene Organisationen gleichzeitig vor der Heraus­forderung, Mechanismen zur angemessenen Dokumentensteuerung zu etablieren. Dadurch werden die oft ohnehin schon knappen Ressourcen zusätzlich durch die parallele Einführung eines Doku­mentenmanagementsystems (DMS) zur Dokumentensteuerung belastet. Als Lösungsvorschlag wird daher ein auf der Norm ISO/IEC 20000-1 basierendes leichtgewichtiges Dokumentensteuerungsver­fahren vorgestellt,welches den gesamten Dokumentlebenszyklus anhand von Abläufen und Status sowie erforderlichen Rollen betrachtet und sich im Rahmen eines Wiki-Systems realisieren lässt. Die prototypische und tatsächliche Umsetzung am LRZ erfolgt anhand des Wiki-Systems Atlassian Confluence und belegt die Wirksamkeit des Konzeptes. Eine Analyse erweiternder Plugins vertieft den Blick auf benötigte System-Komponenten.