Zur Bedeutung des Nutzungskontextes im Dokumentenmanagement: Empirische Befunde und technische Lösungsansätze

Abstract

Eine defizitäre Dokumentenverwaltung führt häufig zu schwerwiegenden Informationsverlusten. Die Erschließung und Klassifikation der Dokumente ist ein zentraler Ansatz, um sie recherchierbar und zugreifbar zu machen. Untersucht wurde, wie Dokumente in technischen Vorgängen dokumentiert und verwaltet wurden. Dabei zeigte sich, dass die Nutzungskontexte der Dokumente eine wichtige Bedeutung für den Dokumentenzugriff haben. Auf dieser Untersuchung aufbauend wird ein Konzept dargestellt, in dem die Nutzungskontexte effizient erfasst werden können. Die Kontexte ermöglichen die Suche nach Dokumenten anhand ursprünglicher Arbeitszusammenhänge. Beschrieben werden die entwickelten Tools, mit denen die Nutzungskontexte zu sichern und zu recherchieren sind. Erste Erfahrungen mit dem Einsatz dieser Tools schließen den Beitrag ab.